稟議書の電子化 電子化ページ指定選択の方法

稟議書保管バインダのページ構造

稟議書は一冊の内容ページが少ない文書である。そのために保管の形式としては、
複数の稟議書を1冊のバインダに綴り込みしてある。
右側に綴りこまれている実体文書の内容は、一番上に最新の稟議書が乗せられ、
下から発生順に冊単位(稟議書)で重なっている。
左側の表紙の次のページとして添付されている全体の管理一覧表としての
「目次」の明細行の順番は、上段から「発生順 = 古いもの順」に記入されている。

①　個々の稟議書を管理する番号として「バインダ番号」+「発生順番」を組み合わせた
　　「稟議書目次コード」を作業基準番号として利用する。
　　　01 バインダ番号 　　29 バインダ内綴り込み順番 (稟議書冊子単位)
　　　01-29 　　自動火災報知設備受信機ほか

②　文書の電子化の準備作業に於いて、作業管理の基準として利用するために
　　バインダの内容ページ全体の「通し番号」を左下の隅に記入する。
　　あくまで、バインダ全体の通し番号であるから、綴じ込みの上から順番に
　　「稟議書目次コード」の区分単位を超えた続き番号を付けて、「作業基準ページ」
　　として利用する。

③　作業基準番号である「稟議書目次コード」の範囲を「作業基準ページ」の数値で
　　　「開始ページ番号」と終了ページ番号」として定義することができる。

作業基準番号　　「作業基準ページ」
「稟議書目次コード」　　　開始 　終了 　 　　　　稟議書タイトル
　　　　01-29　　 　　　　　001-009 　　　自動火災報知設備受信機ほか

電子化の必要なページを選択して電子化する。

稟議書のファイルの内容には「原本」と「コピー」が両方とも綴り込まれていることが多い。
電子化は原本だけに絞って行えば良いという場合、電子化に際しては
「全てのページを電子化するのではなく、必要なページを選択して電子化する」ための
作業基準を指示する必要がある。
電子化必要ページを「作業基準ページ」で範囲指定することにより、
必要なページの確認が保証される。

作業基準番号　　「作業基準ページ」　　電子化対象ページ
「稟議書目次コード」　　　　開始 　終了 　　　　開始 　終了　　　　稟議書タイトル
　　　　01-29　　 　　　　　　001-009 　　　　　　001-003　　　自動火災報知設備受信機ほか

電子化文書の形式

完成した電子化文書の内容は、電子化が必要であると指示されたページだけが
実体ページとして表示される。電子化無用のページは「ページ番号」だけが表示される。
これにより、実体文書の電子化の範囲を全体イメージとして把握することができる。

「稟議書の電子化　　電子化ページ指定選択の方法」 解説書PDF (972KB)
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